Które dokumenty należy niszczyć? Wyjaśniamy

Termin na przechowywanie dokumentów

Z pewnością nie będzie to jedna data; termin przechowywania dokumentacji zależny jest bowiem od jej rodzaju. Inny będzie w przypadku archiwum kadrowego, płacowego czy księgowego. Terminy dla najczęściej przetrzymywanych dokumentów to:

• dla Urzędu Skarbowego – 5 lat od końca roku podatkowego, w którym minął czas na płatność zobowiązania podatkowego,
• ZUS (przedsiębiorcy) – 5 lat od momentu złożenia dokumentów w ZUS,
• ZUS (pracowników) – 10 lat od momentu zakończenia pracy w przypadku osób zatrudnionych po 01.01.19.

W przypadku każdego rodzaju dokumentacji termin będzie się różnił, należy więc osobno zweryfikować jej typ i czy przypisany jest z góry narzucony czas przechowywania. 

Dokumenty, które podlegają utylizacji

Nie wszystkie dokumenty wymagają jednak trwałego zniszczenia; część z nich może wylądować w zwykłym śmietniku. W niszczarce powinny znaleźć się przede wszystkim te, które zawierają dane osobowe bądź szczególne, poufne dane firmy/klientów/pracowników. Ich typ będzie się różnił zależnie od rodzaju przedsiębiorstwa, są to jednak przede wszystkim:

• kontrakty,
• umowy o pracę/dzieło/zlecenie,
• faktury VAT,
• wyciągi bankowe,
• listy klientów i dostawców,
• CV,
• dokumenty płacowe i medyczne pracowników,
• wnioski o przyznanie urlopu,
• listy e-mailów,
• wezwania do zapłaty,
• raporty,
• firmowe projekty/badania,
• zamówienia czy wszelkiego rodzaju korespondencja.

Metody niszczenia dokumentów

W większości firm znajdują się biurowe niszczarki. Sprawdzają się w przypadku bieżącej utylizacji niepotrzebnych dokumentów takich jak aplikacje niezatrudnionych osób, jednak w przypadku zarchiwizowanego stosu warto skorzystać z profesjonalnych usług. Niszczenie dokumentów przy wsparciu specjalistycznej firmy jest znacznie szybsze i dużo bardziej wygodne; wystarczy wrzucić je do odpowiedniego pojemnika, który po zapełnieniu, zostanie odebrany i przekazany do zniszczenia.

Przede wszystkim należy jednak pamiętać o terminowości. Zbyt długie lub zbyt krótkie przetrzymywanie papierów może być związane z nałożeniem na przedsiębiorstwo sankcji finansowych.