Jakimi metodami można usprawnić obieg dokumentów?

Obieg dokumentów – na czym polega?

Właściwie zorganizowany obieg dokumentów skutecznie wspomaga ich wprowadzanie, przesyłanie do odpowiednich adresatów, archiwizowanie i drukowanie. Zastosowanie prostych i przejrzystych zasad pozwoli łatwo uporządkować oraz posegregować wszystkie zasoby informacji. W tradycyjnym podejściu czynności te opierają się o wykorzystanie teczek, segregatorów oraz odpowiednich mebli biurowych, np. szaf kartotekowych. Natomiast coraz bardziej popularne są nowoczesne, elektroniczne systemy obiegu dokumentów, które dodatkowo pozwalają stale monitorować ich przesyłanie oraz generują o wiele niższe koszty operacyjne. Warto jednak zachęcić pracowników, aby przestrzegali kilku reguł, które zniwelują ryzyko zaginięcia ważnych akt i natychmiast wykryją ewentualne pominięcie danej osoby.

Najważniejsze z nich to:

• umieszczanie każdej umowy, faktury i innych ważnych dokumentów w dokładnie opisanych folderach,
• stworzenie odpowiedniego nazewnictwa dla poszczególnych folderów, które pomoże w szybkiej identyfikacji dokumentów,
• uzupełnianie opisów dokumentów o odpowiednie nazwy, daty, dane osobowe właściwego dostawcy czy pracownika,
• ustalenie łatwo rozpoznawalnych skrótów i symboli, pomocnych w szybszej klasyfikacji najważniejszych akt,
• regularne wykonywanie kopii dokumentów w razie awarii sprzętu.

Dzięki tym zasadom łatwiej będzie zarządzać dokumentami, przepływającymi pomiędzy poszczególnymi działami i ich kierownikami.

Dlaczego warto usprawnić obieg dokumentów?

Wprowadzając w przedsiębiorstwie elektroniczny obieg dokumentów, można w krótkim czasie zaobserwować wzrost efektywności pracy oraz spadek kosztów operacyjnych. A to nie jedyne korzyści, płynące z wdrożenia takich usprawnień. Zaletami tego rozwiązania są także:

• stały monitoring procesu przesyłania i archiwizowania dokumentów,
• mniejsze ryzyko zgubienia dokumentu lub pominięcia któregoś z adresatów,
• poprawa jakości obsługi klientów,
• profesjonalna ochrona danych,
• większa skuteczność pracy,
• oszczędność czasu pracy,
• mobilny i łatwy dostęp do danych,
• skuteczniejsza kontrola obiegu dokumentów,
• łatwiejsza komunikacja pomiędzy pracownikami,
• prostsze tworzenie baz klientów, kontrahentów, dostawców itp.,
• archiwizacja dokumentów, zgodna z obowiązującymi przepisami prawa,
• mniejsze koszty biurowe.

Skuteczne i przemyślane wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów wyraźnie usprawnia funkcjonowanie wszystkich działów przedsiębiorstwa. Należy jednak podkreślić, jak ważne są odpowiednie nawyki pracowników w zakresie zarządzania dokumentacją.