Jak zarządzać dokumentacją personalną?

Czym jest dokumentacja personalna?

Dokumentacja pracownicza to:

• akta osobowe (np. umowy o pracę, potwierdzenie zapoznania się z regulaminem i zasadami BHP, skierowania na badania lekarskie, oświadczenia pracowników będących rodzicami lub opiekunami dzieci, świadectwa pracy).
• dokumentacja w sprawach związanych ze stosunkiem pracy, czyli przede wszystkim ewidencją czasu pracy, urlopem wypoczynkowym, wynagrodzeniem za pracę, przydziału odzieży, obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.

Szczegółowe informacje o zarządzaniu dokumentacją personalną można znaleźć w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).

Od 1 stycznia 2019 roku pracodawca może wybrać formę przechowywania dokumentacji pracowniczej. Obie formy – zarówno papierowa, jak i elektroniczna – są uznawane za równorzędne. Pracodawca może zmienić formę przechowywania dokumentacji w dowolnym momencie.

Co grozi za nieprawidłowe zarządzanie dokumentacją personalną pracowników?

O obowiązku prowadzenia przez pracodawcę dokumentacji pracowniczej mówi art. 94 Kodeksu pracy:

Pracodawca jest obowiązany w szczególności:

9a) prowadzić i przechowywać w postaci papierowej lub elektronicznej dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników (dokumentacja pracownicza).

Za nieprowadzenie dokumentacji pracowniczej, nieprzechowywanie jej przez okres wynikający z Kodeksu pracy oraz narażenie jej na uszkodzenie lub całkowite zniszczenie grożą wysokie kary finansowe. Państwowa Inspekcja Pracy może nałożyć na pracodawcę grzywnę w wysokości od 1000 do nawet 30 000 złotych.

Czy warto zlecić zarządzanie dokumentacją personalną pracowników firmie zewnętrznej?

Przedsiębiorca może samodzielnie zarządzać dokumentacją pracowniczą lub zlecić to zadanie wyspecjalizowanemu podmiotowi zewnętrznemu w ramach outsourcingu. Współpraca z agencją HR to gwarancja prawidłowości i terminowości prowadzenia procesów personalnych. Specjaliści agencyjni mają dostęp do aktualnej wiedzy z zakresu prawa pracy. Są więc na bieżąco ze wszystkimi zmianami w Kodeksie. Ponadto są upoważnieni do reprezentowania klienta w przypadku kontroli z urzędu. Zlecenie zarządzania dokumentacją personalną firmie zewnętrznej to także gwarancja poufności. Osoby, które na co dzień pracują z danymi osobowymi, wiedzą, w jaki sposób dbać o bezpieczny przepływ informacji. Outsourcing nie oznacza utraty kontroli przez pracodawcę nad obiegiem dokumentacji w firmie. Podmioty zewnętrzne, świadczące profesjonalne usługi HR (np. https://hrk.pl/pl/dla-klienta/payroll-consulting), umożliwiają klientowi stały wgląd w dane pracowników za pomocą nowoczesnych narzędzi kadrowo-płacowych.

Na współpracę z agencją HR decydują się zarówno małe firmy, w których pracuje od kilku do kilkunastu osób, jak i średniej wielkości przedsiębiorstwa zatrudniające kilkudziesięciu pracowników, a także międzynarodowe korporacje, liczące setki pracowników.